교회 홈페이지 제작 담당자는 이렇게 해야 합니다.

교회 홈페이지 제작 담당자를 보통 PM(Project Manager)이라고 한다.

이전 게시물에서 홈페이지 담당자(PM)를 누구로 해야 가정 적합할까에 대한 내용을 설명했으니 읽어보길 추천한다.

 

2023.10.23 - [전산 컨설팅/홈페이지] - 교회 홈페이지 제작 담당자 잘 못 정하면 계약금을 잃을 수 있다

교회 홈페이지 제작 담당자 잘 못 정하면 계약금을 잃을 수 있다

이번 시간에는 교회 홈페이지 제작에서 PM의 가장 중요한 역할에 대한 의견을 전달한다.

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이전 게시물에서는 중대형교회의 경우 조직(부, 팀)이 구성되어 있기에 

해당 부서(팀)의 부장(팀장)이 PM 역할을 하면 되고,

그렇지 않을 경우 대부분의 교회에서 부교역자에게 역할을 맡기는 것은 추천하였다.

 

일반 회사의 경우, 프로젝트 성공을 위해서 목적, 목표, 조직, 팀원, 일정 등 세부 계획을 세워서 진행하지만,

교회 홈페이지 제작의 조직이 잘 구성하였더라고 제작 초기부터 마무리 단계까지 많은 일을 감당해야 하는 것은 PM이다.

 

또한, PM의 역할은 교회의 규모와 상관없이 하는 역할을 거의 동일하다.

그리고, 대부분 홈페이지 전문 업체를 통해서 하기 때문에 해당 업체에서 요청하는 내용을 일정에 맞게 제공만 하면 되기에

큰 어려움 없이 진행할 수 있다.

 

따라서, 여기에서는 이론적인 내용보다는 실제 경험을 통한 PM의 역할에 대해서 설명하도록 하겠다.

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교회 홈페이지 총괄 관리자 PM의 역할

첫 번째, 진행 중간 과정을 보고해라.

당연히, 보고해야 하는 것 아니야? 하겠지만, 실제 가장 잘 안 되는 부분이다.

 

추후 게시물에서 홈페이지 제작 과정을 설명하겠지만,

짧게 요약하면, 홈페이지 시안 결정 → 자료 수집 및 전달 → 홈페이지 오픈이다.

이 단계 중 가장 중요한 시안 결정 및 홈페이지 오픈에 관련한 사항은 당연히 보고를 잘한다.

 

하지만, 대부분 중간 과정에 대한 보고를 하지 않고 최종 오픈 전에 작업된 내역을 알려 드리기 때문에 문제가 발생한다.

업체와 제작을 진행하다 보면, 처음 결정한 디자인, 메뉴, 기능 등 사전에 결정한 사항이

디자인 변경, 자료 부족, 기능 구현 불가, 이전 업체 미협조 등으로 변경되는 경우가 100% 확률로 발생한다.

 

작은 변경 사항은 무시할 수 있지만, 작은 것들이 모여 최종에서는 처음 의도와는 다르게 되기 때문에 중간 제작 과정에 대한 보고를 필수적으로 해야 한다.

 

그리고, 처음 결정한 시안(메인화면, 첫 화면)은 디자이너가 만든 이미지이고, 실제로 홈페이지로 구현했을 경우에는 해당 이미지와 차이가 필연적으로 발생하여 작업 과정에서 보이는 실제 화면을 보여드리면서 보고해야 이러한 차이점을 사전에 인식할 수 있다.

 

그렇지 않을 경우, 최종 오픈일을 앞두고 재수정으로 인해서 일정이 미뤄지고, 최악의 경우 계약 파기도 되기 때문에 반드시 만들어지는 중간 과정을 보고해야 한다.

 

두 번째, 업체에 바로 피드백을 해라

이전 설명에서 홈페이지 PM은 업무량이 많은 부교역자 또는 평신도에게 맡겨지는 경우가 많기 때문에,

홈페이지 관련 회의는 대부분 토요일~주일(일요일)을 이용해서 하게 된다.

 

즉, 교회의 의사결정은 일주일에 1번, 홈페이지 제작 업체는 일주일에 5번을 의사 결정할 수 있다.

이로 인해서 일주일에 한 번 결정한 내용에 대한 피드백을 업체에 전달하지 못하면 순식간에 2주가 지나가게 된다.

 

그렇게 되면 업체와의 주도권 경쟁에서 밀리게 되어 홈페이지 제작 일정이 쭉 밀리게 된다.

업체 입장에서는 당연히 "교회에서 자료와 결정을 늦게 해 주셔서..."

교회 입장에서는 "일주일에 1번밖에 못 만나서..."라는 평행선을 달리게 되어

양쪽 모두 좋지 않은 결과를 가져오기에 반드시 결정된 사항은 그날 바로 피드백해야 한다.

 

세 번째, 최상의 자료를 수집해라

홈페이지는 온라인상의 하나님의 성전이라는 생각으로 최상의 자료를 제공해서 최고로 만들어야 한다.

 

특히, 홈페이지에 사용될 사진은 가장 좋은 이미지를 선택하고,

교역자 소개에 사용될 사진은 가급적 증명사진 말고 통일성을 갖추어 새로 찍는 것을 추천한다.

교회의 전경 및 실내 또한 깔끔하게 정돈된 상태의 이미지를 사용하고,

부서 소개 및 교회 역사 자료 또한 새롭게 제작해야 한다.

 

기존 홈페이지를 다시 새롭게 만드는 리뉴얼 작업 시에 기존 자료를 재사용하는 경우가 있는데

이는 새로운 겉모습과 오래된 내용의 조합으로 인해서 새로움을 줄 수 없어 결코 추천하지 않는다.

 

"새 술은 새 부대에 담아야 한다"

 

네 번째, 회의 내용을 기록으로 남겨라

"기록이 기억을 지배한다"라는 말이 있고, "아 다르고 어 다르다"는 속담이 있다.

홈페이지 제작 업체를 통해서 구축하는 것이 대부분이기 때문에 견적서, 계약서, 요청사항, 처리사항, 통화내역 등

가능한 모든 자료를 기록으로 남겨야 한다.

 

홈페이지 제작 시 아무 문제 없이 완료되는 경우도 있지만,

크고 작은 argument 가 발생하기 때문에, 이미지 수정, 레이아웃 변경, 메뉴 변경, 자료 전달 등 모든 사항을

이메일을 통해서 전달하여 기록으로 남겨야 한다.

 

홈페이지의 경우 6개월 이상 걸리기도 하기에 중간에 교회 담당자가 바뀌거나 업체의 담당자가 바뀌는 경우가 많다.

이때, 이전 담당자와 합의했던 내용이 새로운 담당자가 모른다고 하면 어떻게 할 것인가?

 

실제 현업에서 많이 발생하는 문제이니 

모든 자료 및 요청사항은 이메일을 이용하고,

화상회의는 경우 녹화하여 보관하고,

전화통화는 녹취하여 보관하여 만약의 사항에 대비해야 한다.

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이 보다 더 많은 역할을 해야 하지만 책에서 소개하는 지식적인 내용 보다

현장에서 요구되는 간단하지만 중요한 역할을 소개하였다.

 

위 알려드린 4가지 사항을 유념하면서 시작부터 완료까지 원활한 홈페이지 구축이 되길 기대한다.

 

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